5 tips voor een veiligheidsbeleid met papier op het gebied van AVG

De AVG is wereldwijd van toepassing op alle organisaties die persoonlijk identificeerbare gegevens over mensen in de EU beheren of verwerken, ongeacht de geografische voetafdruk van deze organisaties. De voorschriften van de AVG gelden zowel voor persoonsgegevens in elektronische vorm als op papier en dit betekent dat alle organisaties zich moeten houden aan de AVG-voorschriften als ze persoonlijk identificeerbare gegevens verwerken die afkomstig zijn uit de EU.

Hoewel veel organisaties prioriteit geven aan de beveiliging van elektronische gegevens, blijft de beveiliging van gegevens op papier vaak achter. Zo geeft bijna twee derde van de kantoren toe vertrouwelijke informatie niet te vernietigen. Hierdoor lopen organisaties het risico niet te voldoen aan de AVG en de betreffende personen lopen het risico van fraude en identiteitsdiefstal. Met dit in het achterhoofd stimuleert Rexel - een toonaangevend merk op het gebied van  papiervernietigers - organisaties om hun beveilingsbeleid en -praktijken voor zowel gegevens op papier als elektronische gegevens onder de loep te nemen.

De AVG wil het privacyrecht van individuele personen in Europa beschermen, ongeacht het feit of ze EU-burgers zijn of niet. Dit privacyrecht omvat, maar is niet beperkt tot:

Transparantie
Het recht om duidelijke informatie te krijgen over hoe organisaties
persoonsgegevens verwerken.
Toestemming
Het recht om te controleren hoe organisaties persoonsgegevens gebruiken.
Veiligheid
Het recht op informatie over de manier waarop organisaties persoonsgegevens adequaat beveiligen.
Verzamelen en beperking van de doeleinden
Het recht om te verwachten dat organisaties het verzamelen en gebruiken van informatie tot een minimum beperken.
Kennisgeving van gegevenslekken
Het recht om te worden geïnformeerd in geval van een gegevenslek

In het onderstaande document lees je verder alle ins- en outs over de AVG privacywetgeving.

Nu we hebben besproken wat bedrijven volgens de AVG moeten doen, willen we benadrukken dat het belangrijk is dat organisaties voldoen aan de veiligheid van informatie op papier. Ook bespreken we waarom dit een belangrijk aandachtspunt is voor bedrijven bij hun voorbereidingen voor de AVG. Uit een onderzoek in 2014 van PwC en Iron Mountain2 - een bedrijf dat dossiers beheert - onder middelgrote Europese bedrijven naar de manier waarop informatierisico's worden gezien en beheerd, blijkt dat twee derde van de respondenten beheersing van de risico's die samenhangen met papieren dossiers van het grootste belang acht.

Van de 598 incidenten op het gebied van gegevensbescherming die tussen juli en september 2016 zijn geregistreerd door de Information Commissioner’s Office (ICO, een Britse instantie voor gegevensbescherming), was:

14% te wijten aan verlies of diefstal van papierwerk, 19% aan verkeerde adressering en 4% aan het achterlaten van documenten op een onveilige plek. Nog eens 3% was te wijten aan een onveilige vernietiging van het papier. Dus ondanks een exponentiële toename van digitale technologieën, was 40% van de incidenten toe te schrijven aan papier.

Als we kunnen concluderen dat het beveiligen van papieren documenten zeer belangrijk is voor de informatieveiligheid, dan vragen we ons af wat organisaties hieraan kunnen doen? Rexel is gespecialiseerd in de levering van papiervernietigers. Omdat we rechtstreeks samenwerken met bedrijven zoals Kensington - wereldleider in fysieke beveiliging van IT-hardware - en de inzichten van klanten delen, beschikken we over waardevolle informatie over de behoeften en problemen van organisaties die zichzelf willen beschermen en willen voldoen aan de AVG.

Op basis hiervan denken we dat organisaties worden geconfronteerd met twee belangrijke barrières voor het doeltreffend vernietigen van hun documenten:

Ontbreken van bewustzijn
In een werkomgeving die steeds digitaler wordt, letten bedrijven niet op het belang van papier en nemen zich dus niet de tijd om veiligheidsproblemen die verband houden met papieren documenten op te lossen. Zelfs al bestaat er een beleid, dan nog ontbreekt het vaak aan bewustzijn als de regels niet doeltreffend worden gecommuniceerd op elk bedrijfsniveau.

Gebruiksgemak
De beschikbaarheid van geschikte papiervernietigers is van cruciaal belang voor het slagen van een beleid inzake het vernietigen van papier. Organisaties of kantoren vertrouwen te vaak op ineffectieve, handmatige papiervernietigers die niet voldoen aan de eisen, zodat hun werknemers de documenten niet effectief en productief kunnen vernietigen. Zodra de barrières voor het invoeren van een doeltreffend papiervernietigingsbeleid binnen de organisatie zijn aangetoond, is de volgende stap het zoeken naar een geschikte oplossing.

Werknemers voeren over het algemeen activiteiten uit die door hun managers zijn bestempeld als prioriteit. In dit licht kan een duidelijk en strikt beleid inzake het
vernietigen van papier veel inefficiënt werk voorkomen. Uit het onderzoek van PwC/Iron Mountain van 2014 blijkt dat slechts 40% van het middenbedrijf duidelijke richtlijnen heeft voor het personeel over het weggooien en archiveren van papieren documenten, en slechts 27% een bedrijfsbeleid heeft opgesteld voor de beveiliging, opslag en verwijdering van vertrouwelijke informatie.

Een tweede veel voorkomende oorzaak waarom werknemers geen gevoelige documenten vernietigen is dat de taak lastig en tijdrovend is. Ook al kunnen de werknemers gebruik maken van papiervernietigers, dan nog zullen niet alle werknemers gevoelige documenten vernietigen als deze taak lastig is of veel tijd kost.
Het is dan ook niet verrassend dat organisaties niet willen investeren in papiervernietigers die hun werknemers niet willen gebruiken omdat ze weinig productief of onhandig in gebruik zijn. Deze problemen moeten dus eerst worden opgelost om maximaal gebruik te garanderen.

Papiervernietigers met automatische invoer zijn een directe oplossing voor organisaties om hun personeel te stimuleren zorgvuldig om te gaan met informatie op papier. Uit ons onderzoek4 blijkt dat 53% van de werknemers papier in stapels vernietigt. Ze verzamelen dus verschillende documenten alvorens ze in één keer naar de papiervernietiger te brengen. Uit onafhankelijk onderzoek is gebleken dat werknemers die hun documenten in stapels mogen vernietigen hier 98% minder tijd voor nodig hebben en eerder geneigd zijn om vaker papier te vernietigen

Bovenstaande tekst is een greep uit het Whitepaper van Rexel dat hierboven tevens digitaal beschikbaar wordt gesteld. 

1 envirowaste.co.uk/blog/articles/third-companies-shred-private-documents
2 Beyond good intentions: The need to move from intention to action to manage
information risk in the mid-market, PwC report in conjunction with Iron Mountain, June 2014.
3 ico.org.uk/action-weve-taken/data-security-incident-trends
4 Evaluating Auto Feed Shredders. Opgesteld voor ACCO Brands door Deep Blue Insight.
5 Onafhankelijke test door Intertek Testing & Certification Ltd, juni 2012.

Maximale besparing bij gebruik van de Auto+ 500X in plaats van een traditionele papiervernietiger in dezelfde prijsklasse.
Uit onderzoek blijkt dat het gemiddeld 14 minuten en 25 seconden duurt om 500 vel papier in een traditionele handmatige papiervernietiger in te voeren en slechts 14 seconden om dit in een Auto+ 500X papiervernietiger te doen.